Diferença entre inutilizar e cancelar uma NFe
A diferença entre inutilizar uma NFe e cancelar uma NFe é que para cancelar uma NFe a mesma deve existir e estar autorizada na Sefaz enquanto que "Inutilizar" significa inutilizar o número da NFe e não a NFe em si - fiscalmente você ao inutilizar apenas desconsidera a numeração da NFe, muito diferente de cancelá-la.
Quando inutilizar uma NFe ?
A inutilização é necessária quando ocorrer saltos e quebras na sequência da numeração das NF-e emitidas, gerando números que não foram utilizados. A principal fonte de saltos/quebras na sequência de numeração são notas fiscais não autorizadas e não resolvidas pelo usuário no dia.
Como inutilizar uma NFe
Para inutilizar uma NFe no GERPI é necessário que a mesma exista no GERPI e não esteja autorizada na Sefaz, caso precise autorizar uma numeração inexistente no GERPI será necessário cadastrar a NFe primeiro e depois seguir o procedimento abaixo.
Procedimento
Liberar o histórico de envio de NFe e cancelar a liberação da NFe
Cancelar a NFe (o cancelamento será interno no GERPI pois a NFe não existe na Sefaz)
Acessar a opção para inutilizar a NFe dentro de "Dados Adicionais"
Informar a justificativa da inutilização (normalmente é usado: "Erro na sequência da numeração") e confirmar
Se tudo estiver ok a Sefaz autorizará a inutilização e retornará o número de protocolo de autorização
